Produktivität steigern: Wie du in weniger Zeit mehr erreichst

Wir alle kennen so einen Überflieger: Diesen Typen, mit der steil nach oben verlaufenden Karrierekurve, der trotzdem genug Zeit für ein glückliches Familienleben hat und selbstverständlich auch noch extrem sportlich ist. Während man selbst regelmäßig daran scheitert, Berufliches und Privates in Balance zu bringen. Wie schaffen es andere Menschen, in 24 Stunden soviel zu erreichen, wie man selbst nicht in einer Woche? Was ist das Geheimrezept, mit dem man die eigene Produktivität steigern kann?

Twitter-Gründer Jack Dorsey steht jeden Tag um 05:30 Uhr auf, um joggen zu gehen. Michelle Obama beginnt bereits um 04:30 Uhr ihr tägliches Sportprogramm und Apple-CEO Tim Cook sogar schon um 03:45 Uhr. Stimmt das Sprichwort: Wer erfolgreich sein will, muss einfach nur „früher aufstehen“? Der Blick auf die Gewohnheiten erfolgreicher Menschen gibt uns zumindest schon die ersten Hinweise darauf, welche Dinge uns helfen können, unsere Produktivität zu steigern.

Die Macht der Gewohnheit – und was das mit Produktivitätssteigerung zu tun hat

Wie wird man erfolgreich wie Elon Musk, Oprah Winfrey oder Mark Zuckerberg? Sie alle folgen vor allem einer bestimmten Routine, strukturieren ihren Tag nach einfachen Regeln und eignen sich bestimmte Gewohnheiten an. Eine Gewohnheit ist etwas, das wir routiniert tun, rund 40 % unserer Tätigkeiten gehören dazu. Neben nützlichen Gewohnheiten wie Schalten beim Autofahren, gibt es auch negative Routinen wie Fingernägel kauen. Und genau hier solltest du ansetzen, wenn du produktiver und damit erfolgreich werden willst: Ändere alte und ungeliebte Gewohnheiten und schaffe neue, die dich deinem anvisierten Ziel näher bringen.

Alte Gewohnheiten ändern – kein leichtes Unterfangen. Ungeliebte Gewohnheiten lassen sich am besten ablegen, wenn man sie mit neuen Gewohnheiten verknüpft. Als Beispiel: Normalerweise setzt du dich nach der Arbeit aufs Sofa und schaust Fernsehen, obwohl du eigentlich lieber Sport treiben würdest. Um diese Routine zu ändern, mache Sportübungen während dem Fernsehen, um deine alte Gewohnheit nach und nach durch eine neue zu ersetzen. Und dieses Ersetzen dauert gar nicht so lang: Die 30-Tage-Technik besagt, dass bereits in 30 Tagen Tätigkeiten zur Routine werden können.

Um diese Zeitspanne durchzuhalten, kann die Verhaltensketten-Technik helfen. Anstatt dir beispielsweise vorzunehmen, „täglich Sport zu machen“, plane lieber „wenn ich morgens aufstehe, dann schnüre ich sofort die Laufschuhe und gehe 15 Minuten raus“. Studien belegen, dass diese auf Auslöser basierende Methode besonders wirksam hilft, Angewohnheiten zu automatisieren.

Mythos Multitasking: Produktiv ist nicht, wer alles gleichzeitig macht

Um möglichst viel in einen Tag zu packen und zu erledigen, neigt man oft dazu, viele Dinge parallel zu tun. Achte mal drauf, wie oft du Tätigkeiten unterbrichst, um etwas anderes zu tun: der Griff zum Smartphone, das automatische Scrollen durch soziale Netzwerke, das Telefonieren während du eine Mail schreibst. Ständig lenkst du dich selbst ab und das schadet deiner Produktivität enorm. Denn: Multitasking ist ein Mythos.

Unser Gehirn kann nicht oder nur sehr schwer komplexe Tätigkeiten parallel ausführen. Es wechselt dabei rasant zwischen beiden Tätigkeiten hin und her und kann sich auf keine der beiden genügend konzentrieren. Das Ergebnis: Keine der Aufgaben wird richtig und vor allem effizient ausgeführt. Um die Arbeitsproduktivität zu steigern, triff eine Entscheidung und mache nur diese eine Sache, bis sie erledigt ist. Minimiere dabei Ablenkungsquellen wie Handy, Internetbrowser oder Kühlschrank und setze dir Zeitlimits, in denen du produktiv arbeiten möchtest.

Helfen können dir dabei Produktivitäts-Apps, z. B. 30/30. Anstehende Aufgaben können hier in eine Art Warteschlange eingefügt und ein Zeitraum angegeben werden, in der sie erledigt werden sollen. 30/30 erinnert dich, wann du zur nächsten Aufgabe übergehen musst.

Produktiv arbeiten mit dem Pareto-Prinzip

Neben der Konzentration auf nur eine zu erledigende Sache und der Aneignung von Routinen, gibt es eine weitere Methode, die helfen kann, die eigene Produktivität zu steigern. Um sich nicht in einzelnen Aufgaben zu verlieren, weil Dinge mit zu viel akribischer Perfektion umgesetzt werden, lohnt sich ein Blick auf das Pareto-Prinzip.

Dieses Prinzip sagt aus, dass man 80 % des Gesamtergebnisses mit nur 20 % des Gesamtaufwands erreichen kann. Die verbleibenden 20 % des Ergebnisses benötigen dann 80 % des Aufwands. Anders ausgedrückt: Eine kleinere Anzahl von Dingen haben eine große Auswirkung, während viele andere Dinge weniger effektiv sind, aber viel Zeit brauchen.

Was bedeutet dieses Prinzip in Bezug auf Produktivität? Lerne, Prioritäten zu setzen. Was sind bei dir die 20 % Aufwand, die für 80 % deiner Ergebnisse verantwortlich sind? Wenn dir das klar ist, konzentriere dich darauf, vor allem diese zu erledigen. Beachte aber: Das Prinzip lässt sich nicht starr auf jede Situation anwenden.

10 einfache Tipps, die deine Produktivität steigern

Wir haben gelernt: Produktiv zu sein bedeutet, die richtigen Gewohnheiten zu haben. Los geht’s, diese zehn Tipps helfen dir, deine Produktivität im Alltag und im Beruf zu steigern:

1. Stehe früh auf

Keine Anrufe, keine Mails, keine Fragen: Morgens alleine im Büro bist du viel produktiver. Und das Gefühl, schon einiges abgearbeitet zu haben, während die anderen gerade erst anfangen, ist extrem befriedigend.

2. Schlafe ausreichend

Und jetzt kommt der Haken: Wer früh aufsteht, sollte auch entsprechend früh ins Bett gehen. Denn der größte Produktivitätskiller ist wenig Schlaf.

3. Mache Sport am Morgen

Sport am Morgen gibt dir Energie für den Tag. Du startest mit einem guten Gewissen und einem ausgeglichenen Mind-Set.

4. Mache zuerst die unangenehmen Sachen

Auf deiner To-Do-Liste für den Tag stehen ein paar Punkte, die du am liebsten unerledigt streichen oder zumindest ganz lange vor dir her schieben möchtest? Mache diese Dinge am besten direkt am Morgen und du kannst frei und mit gutem Gefühl den Tag bestreiten.

5. Atme tief durch

Wenn mal ein kleines Motivationstief droht, blicke aus dem Fenster und atme ein paar Züge tief durch – das erholt und befreit. Im Übrigen tut ein Blick auf den Horizont auch deinen Augen gut. Wer beim bewussten Atmen Unterstützung sucht, dem hilft die App Breathing Zone: Der Nutzer folgt den einfachen Anweisungen der therapeutischen Atemtechniken und aktiviert so die Heilkräfte des eigenen Atmens. Der Puls wird heruntergefahren und die Energie angekurbelt.

6. Höre Musik

Jeder von uns kennt sie: Die Lieblingslieder, die uns ganz besonders motivieren. Mache dir eine Playlist voll mit motivierenden Songs. Wann immer ein Tief droht, spiele sie und lass dich von ihnen mitreißen.

7. Mache Pausen

Nur wer zwischendurch auch mal innehält, kann den ganzen Tag produktiv sein. Mache deswegen über den Tag verteilt mehrere kleine Pausen (5 bis 10 Minuten) und mindestens eine längere Pause (30 bis 60 Minuten). Energie gibt auch ein kleiner Spaziergang, für manche sind sogar kurze Powernaps von 20 Minuten sinnvoll.

8. Mache jemandem eine Freude

Kaufe jemandem ein kleines Geschenk, bringe deinem Kollegen einen Kaffee mit oder schicke eine nette Whatsapp-Nachricht – das erzeugt nicht nur bei deinem Gegenüber ein positives Gefühl, sondern lässt auch deine Energie übersprudeln.

9. Lass dich inspirieren

Durch ein inspirierendes Gespräch und frische Ansichten, ist man gleich etwas produktiver. Bitte doch den Lieblingskollegen auf einen Kaffee oder einen Spaziergang ums Haus oder gehe selbst eine Runde und telefoniere mit einem alten Freund – danach wirst du dich gleich motivierter fühlen.

10. Erledige etwas, das schon lange überfällig ist

Du kennst das: eigentlich wolltest du schon längst den Keller aufräumen, aber schiebst es seit Monaten vor dir her? Erledige es – und du wirst dich viel produktiver fühlen. Den Haken hinter einem To-Do zu setzen motiviert dich, weitere Aufgaben in Angriff zu nehmen. Außerdem macht das Gefühl, etwas erledigt zu haben, glücklich.

Zeit ist ein kostbares Gut – wir alle wollen möglichst viel davon, haben aber ständig zu wenig. Verlier deine Zeit also nicht an Dinge, die es nicht wert sind. Willst du deine Produktivität steigern, eigne dir Gewohnheiten an, die dir helfen priorisiert und konzentriert deinen Tätigkeiten nachzugehen – privat wie beruflich. Denk immer dran: Umso produktiver du arbeitest, desto mehr Zeit hast du für die ganz besonders schönen Dinge im Leben! Schaffe dir so eine befriedigende Work-Life-Balance – unsere Tipps helfen dir dabei.